Administrative/Accounting Assistant, CATALYZE Peru
Company Overview:
About Palladium – Palladium is a global leader in the design, development and delivery of Positive Impact – the intentional creation of enduring social and economic value. We work with governments, businesses, and investors to solve the world’s most pressing challenges. With a team of more than 3,000 employees operating in 90 plus countries and a global network of over 35,000 experts, we help improve economies, societies and, most importantly, people’s lives.
Equity, Diversity & Inclusion – Palladium is committed to embedding equity, diversity, and inclusion into everything we do. We welcome applications from all sections of society and actively encourage diversity to drive innovation, creativity, success and good practice. We positively welcome and seek to ensure we achieve diversity in our workforce; and that all job applicants and employees receive equal and fair treatment regardless of their background or personal characteristics. These include: (but are not limited to) socio-economic background, age, race, gender identity and expression, religion, ethnicity, sexual orientation, disability, nationality, veteran, marital or Indigenous status.
Should you require any adjustments or accommodations to be made due to a disability or you are a neurodivergent individual or for any other circumstance, please email our team at accessibility@thepalladiumgroup.com and we will be in touch to discuss.
Safeguarding – We define Safeguarding as “the preventative action taken by Palladium to protect our people, clients and the communities we work with from harm”. We are committed to ensuring that all children and adults who come into contact with Palladium are treated with respect and are free from abuse. All successful candidates will be subject to an enhanced selection process including safeguarding-focused interviews and a rigorous due diligence process.
PROJECT DESCRIPTION AND POSITION
CATALYZE Peru is a new USAID initiative implemented by Palladium with the objective of mobilizing mainly commercial and scale financing and investment for micro, small, medium, and large companies and financial institutions of all sizes in the nine regions of the Peruvian Amazon. This initiative is for $15 million dollars over three years (2020 – 2023) within the framework of the global USAID CATALYZE program of $250 million dollars over eight years implemented by Palladium, which seeks to mobilize two billion dollars in private capital, especially to social sectors with low financing and emerging countries.

In regions with abundant natural resources, ecological beauty and biodiversity, CATALYZE Peru will create a sustainable platform of services using a blended finance approach to facilitate new investments in the Peruvian Amazon, thus strengthening the region’s economy. The project intends to support investors of all types and sizes – through the provision of technical assistance, the strategic use of incentives and innovative risk mitigation – to identify and facilitate commercially viable opportunities and business models. that generate value, provide financial and high-impact returns, while protecting the Amazon.
CATALYZE Peru has three interrelated components:
Develop alliances to structure projects and business models.
Strengthen the services of financial institutions to regions, sectors and value chains identified by the project.
Develop digital information systems to support projects and business models.
The Accounting Administrative Assistant will support tasks related to the administrative support processes required by the Executive Director and the Director of Administration and Finance of the CATALYZE Peru project, in accordance with the procedures, rules and regulations of USAID, the Peruvian Government and Palladium’s institutional policies. The Administrative/Accounting Assistant will work closely with the CATALYZE Peru team, under the supervision of the Executive Director of the Project.
Main responsibilities
Receipt and review of payment receipts.
Bank deposits if necessary.
Manage the Fixed Petty Cash Fund
Prepare the Petty Cash Field voucher
Receive goods and check specifications against purchase order
Prepare and keep the correlative of the Income Notes
Prepare stationery orders
Control payments for water, electricity, internet, security, cleaning services, etc.
Manage airline ticket reservations
Manage reservations of meeting rooms and hotel in provinces for traveling staff
Manage transportation for traveling staff if necessary (home-airport and vice versa)
Assist in minor purchases of goods and services for the normal development of CATALYZE Peru operations.
Assist the CEO in any administrative activity, organization, events, among others.
Receive and assist visitors who come to the Lima Office.
Verify that biosecurity measures are complied with in the face of the covid-19 pandemic.
Manage the central telephone line and the corresponding referral of calls and/or taking messages, if applicable.
Register, process and keep the physical file of the documentation inherent to the Executive Direction of the project.
Keep the calendar of meetings and reservations up to date.
Prepare communications (email, letters, memoranda and reports) from the Executive Directorate of the project.
Support in the preparation of any printed material that the Executive Directorate has.
Support in the logistics of training events and others of the Lima Office.
Others assigned by the Executive Director and/or the Administration and Finance Director, in accordance with their duties.

REQUIREMENTS AND EXPERIENCE
With studies in administration, law, economics, accounting, finance or a career related to the position.
At least two years of experience working in a similar position
Demonstrated ability to interact with multidisciplinary teams.
Experienced user of MS Office.
Excellent oral and written communication.

EXPERIENCE NOT REQUIRED BUT DESIRABLE:
Experience no less than 2 years, preferably working on USAID projects
Knowledge and experience with USAID regulations.
Advanced knowledge of the spoken and written English language.

This position is open to Peruvian citizens, residents of Peru, or those currently authorized to work in Peru.

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CATALYZE Perú
Asistente Administrativo/Contable
31 de marzo, 2022

RESUMEN DE LA EMPRESA
Palladium es un líder global en el diseño, desarrollo, e implementación de iniciativas con impacto positivo, la creación intencional de valor social y económico duradero. Trabajamos con fundaciones, inversionistas, corporaciones, gobiernos, fundaciones, comunidades, y sociedades civiles para formular estrategias e implementar soluciones que generen beneficios sociales, ambientales, y financieros duraderos.

Durante los últimos 50 años, hemos implementado iniciativas que han generado un impacto positivo en diferentes partes del mundo. Con un equipo de más de 2.500 empleados que operan en más de 90 países y una red global de más de 35.000 expertos técnicos, Palladium ha mejorado – y se ha comprometido a seguir mejorando – las economías, las sociedades, y lo más importante, la vida de las personas.

Palladium es una organización que se adhiere a los estándares internacionales para la protección de menores y realiza el chequeo de referencias correspondientes a candidatos para determinar si son idóneos para trabajar con niños. También proporcionamos igualdad de empleo a todos los participantes y empleados sin distinción de raza, color, religión, género, edad discapacidad, orientación sexual, veterano, o estado civil.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y POSICIÓN

CATALYZE Perú es una nueva iniciativa de USAID implementada por Palladium con el objetivo de movilizar financiamiento e inversión principalmente comercial y a escala para micro, pequeñas, medianas, y grandes empresas e instituciones financieras de todos los tamaños en las nueve regiones de la Amazonía peruana. Esta iniciativa es de $ 15 millones de dólares a tres años (2020 – 2023) en el marco del programa global USAID CATALYZE de $250 millones de dólares a ocho años implementado por Palladium, el cual busca movilizar dos mil millones de dólares en capital privado, especialmente a sectores sociales con bajo financiamiento y países emergentes.

En regiones con abundantes recursos naturales, belleza ecológica y biodiversidad, CATALYZE Perú creará una plataforma sostenible de servicios utilizando un enfoque de financiamiento combinado para facilitar nuevas inversiones en la Amazonia peruana, fortaleciendo así la economía de la región. El proyecto tiene la intención de apoyar a los inversionistas de todo tipo y tamaño – a través de la prestación de asistencia técnica, el uso estratégico de incentivos y la mitigación de riesgos de manera innovadora – para identificar y facilitar oportunidades comercialmente viables y modelos de negocios que generen valor, brinden retornos financieros y de alto impacto, al mismo tiempo que protegen la amazonia.

CATALYZE Perú tiene tres componentes interrelacionados:
1. Desarrollar alianzas para estructurar proyectos y modelos de negocio.
2. Fortalecer los servicios de las instituciones financieras a las regiones, sectores y cadenas de valor identificadas por el proyecto.
3. Desarrollar sistemas de información digital para apoyar a proyectos y modelos de negocios.

El/La Asistente administrativo/a contable apoyará en las tareas relacionadas a los procesos de apoyo administrativo que requiera el Director Ejecutivo y el Director de Administración y Finanzas del proyecto CATALYZE Perú, en concordancia los procedimientos, reglas y regulaciones de USAID, Gobierno Peruano y las políticas institucionales de Palladium. El/La Asistente Administrativa/contable trabajará en estrecha colaboración con el equipo de CATALYZE Perú, bajo la supervisión del Director Ejecutivo del Proyecto.

Responsabilidades Principales
Recepción y revisión de comprobantes de pago.
Depósitos bancarios de ser necesario.
Administrar el Fondo Fijo de Caja Chica
Preparar el Field voucher de Caja Chica
Recibir bienes y cotejar las especificaciones según la orden de compra
Preparar y llevar el correlativo de las Notas de ingreso
Preparar los pedidos de útiles de escritorio
Controlar pagos de servicios de agua, luz, internet, seguridad, limpieza, etc.
Gestionar reservas de pasajes aéreos
Gestionar reservas de salas de reuniones y hotel en provincias para el personal que viaja
Gestionar transporte para el personal que viaja de ser necesario (domicilio-aeropuerto y viceversa)
Asistir en compras menores de bienes y servicios para el normal desarrollo de las operaciones de CATALYZE Perú.
Asistir al CEO en cualquier actividad administrativa, de organización, eventos, entre otros.
Recibir y atender a las visitas que se presenten a la Oficina de Lima.
Verificar que se cumplan con las medidas de bioseguridad frente a la pandemia del covid-19.
Manejar la línea telefónica central y la correspondiente derivación de las llamadas y/o toma de mensajes, de ser el caso.
Registrar, tramitar y llevar el archivo físico de la documentación inherente a la Dirección Ejecutiva del proyecto.
Mantener al día el calendario de reuniones y reservaciones.
Preparar comunicaciones (correo electrónico, cartas, memorando e informes) de la Dirección Ejecutiva del proyecto.
Apoyar en la preparación de cualquier material impreso que la Dirección Ejecutiva disponga.
Apoyar en la logística de eventos de capacitación y otros de la Oficina de Lima.
Otros que le sean asignados por el Director Ejecutivo y/o el Director de Administración y Finanzas, en la línea de su función.

REQUISITOS Y EXPERIENCIA
Con estudios en administración, derecho, economía, contabilidad, finanzas o una carrera afín a la posición.
Experiencia no menor a dos años trabajando en una posición similar
Habilidad demostrada para interactuar con equipos multidisciplinarios.
Super usuario de MS Office.
Excelente comunicación oral y escrita.

EXPERIENCIA NO REQUERIDA PERO DESEABLE:
Experiencia no menor de 2 años, de preferencia trabajando en proyectos USAID
Conocimiento y experiencia con las regulaciones de USAID.
Conocimiento avanzado del idioma inglés hablado y escrito.

Esta posición está abierta a ciudadanos peruanos, residentes de Perú o aquellas personas actualmente autorizadas para trabajar en Perú.

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