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Finance & Administration Officer
Project Overview and Role:
Palladium is currently seeking a Finance & Administration Officer, Honduras to support implementation of the Translating Data for Implementation (Data.FI) award. Data.FI is a five-year global project funded by the U.S. President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR) and the American Rescue Plan Act (ARPA) through the U.S. Agency for International Development (USAID). Data.FI works to accelerate and sustain access to high-quality data to expedite HIV and COVID-19 epidemic control and maintenance. Data.FI supports host country governments to enhance existing health information systems (HIS) and conduct in-depth analysis of epidemiologic and program data to inform management responses to gaps in programming and sustain impact by supporting local partner transition.

In Honduras, Data.FI leads a team of technical advisors with expertise in digital health and data analytics to support the government through USAID to better monitor and mitigate the impacts of the COVID-19 epidemic and support the Ministry of Health to improve health information systems for HIV. The Finance & Administration Officer for Data.FI, Honduras will provide operational and administrative support for the Data.FI program in Honduras, including follow-up payroll and financial processing, procurement, budgeting, administrative support, and travel coordination.
This position is based in Tegucigalpa, Honduras. The initial position term is 9 months, with an extension dependent on continued project funding.
Primary Duties and Responsibilities:
Financial & Administrative:
Perform routine office management functions, including facilitating payment of rent/utilities, coordination with Data.FI HQ to purchase office equipment and supplies, liaise with project vendors.
Ensure all transactions and activities are conducted in accordance with generally accepted accounting principles and standards
Coordinate timely payments to staff, consultants, and vendors from Headquarters or from our Guatemala office;
Prepare agendas for meetings, record, compile, transcribe and distribute minutes of meetings
Maintain financial, procurement, and attendance records for all meetings and workshops.
Support the collection of information for reports from the workshops
Coordinate with local vendors to obtain quotations, coordinate invoicing, and process payments for all service providers.
Assist with the development of activity budgets for related project activities.
Assist with the preparation of training materials and meeting documents (printing, binding, organizing/filing, and meeting minutes).
Manage and control of asset inventory
Manage and control of office supplies
Coordinate with local vendors to obtain quotations, coordinate invoicing, and process payments for all service providers.
Document per diem request for employees and communicate to Headquarters
Review of travel expenses
Provide procurement trainings to staff
Prepare cost-share reports
Support to negotiate, administer, and assure compliance with agreements to include but not limited to: Contracts, Grants, Cooperative Agreements, Purchase Orders and Task Orders.
Ensure that before any purchase takes place relevant authorization has been obtained.
Handle requests for information and data
Prepare written responses to routine enquiries
Prepare and modify documents including correspondence, reports, drafts, memos, and emails
Make photocopies, scan and fax/mail documents
Maintain electronic and hard copy filing system, and archives
Perform any other responsibilities as may be directed.
Logistical:
Assist with event planning and other activities. This includes venue, accommodation, transport, and per diem arrangements for participants.
Schedule and coordinate meetings, appointments, and other logistics.
Provide logistics and travel support to program staff;
Track all domestic and international travel of project staff. This includes assisting with the preparation of monthly travel log reports;
Required Qualifications:
Bachelor’s degree in accounting, finance, business administration or related field.
At least five years of experience with administrative and financial support including payroll, and travel coordination and especially in procurement processes.
Familiarity with USAID funded projects and/or experience working on an international development project
Reporting requirements:
The role reports directly to the Data.FI Country Director. Reporting requirements include:
Attendance at routine Data.FI team meetings.
Provision of regular updates.
Other reporting as requested.
Relationships:
The role is part of the Data.FI Project Delivery Team and will work in coordination with the Guatemala Finance Manager and Officer as well as US-based project management staff.
This role will not have supervisory responsibilities.
Authority levels:
Under the oversight of the Country Director, perform preliminary processing for assigned activities.
Primary responsibility for creating and maintaining procurement project files and documentation.
Location:
Tegucigalpa, Honduras
Company Overview:
About Palladium – Palladium is a global leader in the design, development and delivery of Positive Impact – the intentional creation of enduring social and economic value. We work with governments, businesses, and investors to solve the world’s most pressing challenges. With a team of more than 3,000 employees operating in 90 plus countries and a global network of over 35,000 experts, we help improve economies, societies and, most importantly, people’s lives.
Equity, Diversity & Inclusion – Palladium is committed to embedding equity, diversity, and inclusion into everything we do. We welcome applications from all sections of society and actively encourage diversity to drive innovation, creativity, success and good practice. We positively welcome and seek to ensure we achieve diversity in our workforce; and that all job applicants and employees receive equal and fair treatment regardless of their background or personal characteristics. These include: (but are not limited to) socio-economic background, age, race, gender identity and expression, religion, ethnicity, sexual orientation, disability, nationality, veteran, marital or Indigenous status.
Should you require any adjustments or accommodations to be made due to a disability or you are a neurodivergent individual or for any other circumstance, please email our team at accessibility@thepalladiumgroup.com and we will be in touch to discuss.
Safeguarding – We define Safeguarding as “the preventative action taken by Palladium to protect our people, clients and the communities we work with from harm”. We are committed to ensuring that all children and adults who come into contact with Palladium are treated with respect and are free from abuse. All successful candidates will be subject to an enhanced selection process including safeguarding-focused interviews and a rigorous due diligence process.
Oficial de finanzas y administración, Honduras, Data.FI
Descripción general del proyecto y del puesto:
Palladium se encuentra buscando a un(a) oficial de finanzas y administración en Honduras para que apoye la ejecución del proyecto que se le ha adjudicado, titulado Datos para la Implementación (Data.FI). Este es un proyecto a nivel mundial de cinco años de duración, financiado por Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del Sida (PEPFAR) y la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA), a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). Data.FI dedica esfuerzos para incrementar y mantener el acceso a datos de alta calidad, a fin de agilizar el control del VIH y la epidemia de la COVID. Asimismo, Data.FI brinda apoyo a los gobiernos de los países beneficiarios para fortalecer los sistemas de información de salud existentes y realizar análisis exhaustivos sobre datos epidemiológicos y programáticos para orientar las respuestas de gestión frente a las brechas identificadas en la programación, así como para mantener el impacto generado al prestar apoyo al proceso de transición de las contrapartes locales.

En Honduras, Data.FI dirige un equipo de asesores técnicos con conocimiento especializado en análisis de datos y salud digital, a fin de prestar apoyo al gobierno a través de USAID para monitorear mejor y mitigar los efectos de la epidemia de la COVID-19, así como para apoyar a la Secretaría de Salud para mejorar los sistemas de información de salud para el VIH. El/la oficial de finanzas y administración para Data.FI en Honduras ofrecerá apoyo operacional y administrativo para el programa de Data.FI en este país, lo que incluye trámites financieros y el seguimiento al pago de la nómina, la elaboración de presupuestos, la prestación de administrativo y la coordinación de viajes.

La sede de este puesto estará en Tegucigalpa, Honduras y el plazo inicial del cargo será de 9 meses. Su extensión dependerá de que continué el financiamiento del proyecto.
Deberes y responsabilidades principales:
Ofrecer apoyo operacional en general a Data.FI/Honduras, lo que incluye lo siguiente:
Llevar a cabo las funciones rutinarias de gestión de la oficina, incluido el pago de alquileres y servicios, la compra de equipos y suministros de oficina y el enlace con los proveedores del proyecto.
Garantizar que todas las transacciones y actividades se realicen de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados.
Prestar asistencia en la planificación de eventos y otras actividades. Esto incluye aspectos de alojamiento, el lugar de la actividad, arreglos de transporte y viáticos para los participantes.
Cerciorarse de que se realicen pagos de forma oportuna al personal, los consultores y los proveedores por parte de casa matriz o la oficina de Guatemala.
Mantener registros financieros, de adquisiciones y de los asistentes a todos los talleres y reuniones.
Coordinar con los proveedores locales la obtención de cotizaciones y facturas, y procesar los pagos de todos los servicios obtenidos.
Asistir en la elaboración de presupuestos de actividades del proyecto.
Asistir en la elaboración de materiales de capacitación y documentos de reuniones (impresión, encuadernación, organización, archivo y redacción de actas o minutas).
Administrar y controlar el inventario de bienes.
Administrar y controlar los suministros de oficina.
Documentar la solicitud de viáticos/per diem de los empleados y comunicar a casa matriz.
Revisar gastos de viaje.
Ofrecer capacitaciones al personal sobre adquisiciones y compras.
Gestionar la elaboración de los informes de costos compartidos.
Negociar, administrar y cerciorarse del cumplimiento de los diferentes acuerdos, lo cual incluye, sin limitación alguna, contratos, subvenciones, acuerdos de cooperación, órdenes de compra y órdenes de trabajo.
Cerciorarse de que, antes de que se realice alguna compra, se haya obtenido la autorización pertinente.
Ofrecer apoyo logístico y de viajes al personal del programa.
Rastrear todos los viajes internos e internacionales del personal del proyecto. Esto incluye prestar asistencia en la elaboración de los informes mensuales de registros de viajes.
Gestionar las solicitudes de información y datos
Preparar respuestas escritas a consultas rutinarias
Preparar y modificar documentos, incluyendo correspondencia, informes, borradores, memorandos y correos electrónicos
Hacer fotocopias, escanear y enviar documentos por fax o por correo.
Mantener el sistema de archivo electrónico y en papel, y los archivos.
Asumir otras responsabilidades, según se le instruya.
Requisitos necesarios:
Licenciatura en contabilidad, finanzas, administración de empresas o de negocios, o en cualquier otra área afín.
Al menos cinco años de experiencia en la prestación de apoyo administrativo y financiero, lo que incluye el trámite de nóminas, la elaboración de presupuestos y de proyecciones presupuestarias, la coordinación de viajes y especialmente de procesos de adquisición de bienes o servicios.
Familiaridad con proyectos financiados por USAID o experiencia con algún proyecto de desarrollo internacional.
Aptitudes claves y conocimiento técnico y profesional necesario:
Ser detallista y orientado(a) a lograr los plazos establecidos, con sólidas destrezas organizacionales, al igual que contar con la habilidad necesaria para trabajar en un entorno ágil y dinámico en el que los requisitos y las prioridades van cambiando.
Tener una habilidad comprobada para trabajar eficazmente como miembro de un equipo dinámico, rápido y multicultural.
Tener dominio de las aplicaciones de Microsoft Office Suite.
Tener excelentes destrezas interpersonales y de comunicación, tanto verbal como escrita.
Poder resolver problemas y contar con destrezas par la toma de decisiones sensatas.
Tener un dominio a nivel profesional del español, tanto oral como escrito.
Es idóneo que el/la candidata(a) tenga un nivel intermedio de fluidez del idioma inglés, tanto oral como escrito.
Tener autorización legal para trabajar a largo plazo en Honduras.
Requisitos relativos a la supervisión de este puesto
La persona que ocupe este cargo estará bajo la supervisión directa del(a) Director(a) de país. Entre los requisitos relativos a la supervisión de este puesto se incluyen los siguientes:
Asistir a las reuniones rutinarias del equipo de Data.FI.
Ofrecer con regularidad actualizaciones a la Director(a) de país.
Otras formas de reportarse o de rendir cuentas, según lo solicite su supervisor(a) directo(a).
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