Grants and Procurement Manager, Niger, CATALYZE Sahel 38 views

Grants and Procurement Manager, Niger, CATALYZE Sahel F4R
Résumé du Poste et Rôles
CATALYZE Finance for Resilience (F4R) mis en œuvre par Palladium au Burkina Faso et au Niger, est une activité qui fait partie d’un programme plus global de l’USAID nommé CATALYZE Finance for Resilience.

F4R est un mécanisme d’accompagnement des divers types de partenaires de l’USAID pour aider à déployer des solutions de financements mixtes dans plusieurs secteurs d’activité dans plusieurs pays d’intervention. Dans le prolongement de la vision de F4R, l’activité F4R d’un montant de 6,9 millions de USD sur quatre (4) ans a pour objectif de connecter les structures de financement et d’investissement aux entreprises de toute taille (Micro, Petites, Moyennes et Grandes) dans le secteur Agricole au Niger. Il s’appuie principalement sur une approche de “Blended Finance” (de fonds publics et de fonds privés) et se base sur le principe de Pay for Results (P4R) actionnant des outils d’incitation à la performance tels que les contrats axés sur les résultats, les subventions de performance pour accroitre la mobilisation de fonds privés et l’accroissement de nouveaux investissements dans le secteur agricole. L’objectif final est d’aider à soutenir la croissance, réduire la pauvreté et favoriser la création d’emploi dans les zones d’intervention (Maradi, Tillabery, et Zinder du Niger).

Le responsable des subventions et des achats, Niger sera responsable de la gestion de tous les aspects de l’acquisition de biens et services pour le projet de la demande à la disposition. Il / elle soutiendra également le Directeur des Finances et Administration dans la supervision du programme de subventions dans le cadre de l’activité de la plateforme Sahel. Ils veilleront à ce que toutes les subventions et les achats sont mis en œuvre conformément aux règles, réglementations et procédures de l’USAID et de Palladium.
Principales responsabilités
Général
• Coordonner avec le personnel concerné pour assurer la normalisation des processus et la conformité avec les politiques de Palladium et procédures, y compris le responsable des contrats de sous-traitance et des achats et le responsable des subventions pour CATALYZE F4R.
• Travailler avec l’équipe des contrats et de la conformité (C&C) de Palladium par le biais du gestionnaire des subventions CATALYZE F4R et Responsable de la sous-traitance et de l’approvisionnement pour tenir le personnel informé de tout changement et / ou mise à jour des règlements.
• Participer activement aux réunions hebdomadaires pour évaluer la conformité avec les termes et conditions des récompenses et assumer leadership pour veiller à ce que les lacunes en matière de conformité soient corrigées.
• Contribuer aux prévisions financières du projet en suivant de près les prévisions de facturation des sous-traitants et les subventions projections de dépenses.
• Servir de liaison entre le personnel du projet et les titulaires de contrat et les bénéficiaires de subventions et renvoyer tout différend ou questions techniques au Directeur des Finances et Administration, CATALYZE F4R.
• Tenir à jour des dossiers de subventions et de passation de marchés prêts pour l’audit et faciliter les audits externes au besoin.
Gestion des achats
• Fournir à l’équipe des conseils et une interprétation des réglementations de l’USAID en ce qui concerne la durée de l’approvisionnement cycle.
• Accepter et traiter les demandes de réquisition du personnel de CATALYZE F4R pour l’acquisition de biens et services.
• Travailler en étroite collaboration avec CATALYZE F4R : l’Unité de gestion des activités de la plate-forme du Sahel pour élaborer des demandes de propositions (RFP) et des demandes de devis (RFQ), le cas échéant.
• Tenir à jour une liste de contacts des soumissionnaires et fournisseurs potentiels de biens et services couramment requis.
• Coordonner avec l’équipe CATALYZE F4R pour publier des sollicitations au besoin sur les sites Web et les journaux.
• Effectuer une analyse coût / prix des propositions de coûts des soumissionnaires.
• Négocier les conditions générales et rédiger les contrats de sous-traitance et les bons de commande de complexité variable, y compris mais sans s’y limiter, les contrats de sous-traitance d’articles commerciaux, les accords de consultant et les contrats-cadres (Contrats d’achat et livraison indéfinie (quantité indéfinie).
• Préparer des plans de suivi, effectuer le suivi en collaboration avec le personnel du projet et des finances, et documenter suivi des résultats, y compris la performance, le respect des conditions générales et la gestion du budget.
• Suivre tous les actifs du projet dans le registre du projet, évaluer périodiquement l’état et éliminer les actifs selon l’USAID, les règlements et les politiques et procédures de Palladium, avec examen et vérification par le Directeur des Finances et Administration.
• Surveiller les risques commerciaux, y compris, mais sans s’y limiter, le suivi des retards de financement, l’exécution des contrats de sous-traitance, expirés autorisations, retards de paiement et avances aux sous-traitants et fournisseurs.
Gestion des subventions
• Fournir au personnel des conseils et une interprétation des règlements, termes et conditions de l’USAID en ce qui concerne cycle de vie et administration des subventions.
• Conformément au manuel Grants Under Contract (GUC) modifié et approuvé par l’USAID, développer et exécuter tous les aspects du processus GUC.
• Faciliter l’évaluation des propositions de subvention en organisant le comité d’évaluation, en préparant les feuilles de notation et la note de négociation et s’assurer que la documentation de subvention requise est tenue à jour et complète pour chaque activité de subvention.
• Effectuer des examens des budgets de demande de subvention, y compris la diligence raisonnable, et continuer à surveiller conformité pendant la mise en œuvre de la subvention.
• Concevoir et/ou adapter les outils de suivi des subventions
• Rédiger des accords de subvention conformément aux politiques et procédures applicables de Palladium et à l’USAID les conditions d’examen et d’approbation par le Directeur des Finances et Administration.
• Surveiller l’achèvement des étapes de la subvention et signaler les problèmes entravant la bonne exécution des subventions au Directeur des Finances et Administration, CATALYZE F4R.
• Gèrer les paiements «Pay for Results (P4R)» par rapport aux étapes de la subvention.
• Surveiller l’activité des subventions (avant et après l’attribution) et mettre à jour les suivis des subventions.
• Résoudre en temps opportun les problèmes / problèmes internes et externes liés à l’administration des subventions.
• Organiser une formation et un renforcement des capacités, selon les besoins, pour les bénéficiaires et ceux qui ne connaissent pas le financement de l’USAID.
• Soutenir, en coordination avec l’équipe technique CATALYZE F4R, la conception, le développement, la mise en œuvre et suivi du programme et évaluation des politiques, procédures et pratiques d’octroi et de gestion des subventions
et dans l’élaboration des termes de référence pour les activités de subvention.
Assurer en collaboration avec l’équipe technique la mise à jour des projections claires à des fins de programmation interne
• Assurer la bonne application des outils / formulaires ERF pour tous les investissements
Supervision
• Rend compte au Directeur des Finances et Administration, CATALYZE F4R.
• Travaille en étroite collaboration avec Data Collection & Reporting Analyst, FF Manager et FI Advisor pour administrer, suivre et gérer tous les contrats de sous-traitance P4R en établissant et en surveillant un pipeline unifié et une gestion des sous-attributions Base de données. Coordonne avec le Manager des subventions et des achats, Burkina Faso.
Exigences
Compétences clés et exigences d’expertise professionnelle :
• Un baccalauréat + 3 années de formation au moins dans un domaine pertinent ; L’administration des affaires ou tout autre domaine connexe est préférable les exigences du poste.
• Une expérience approfondie dans le domaine des subventions / contrats / achats sur des projets à grande échelle financés par des donateurs, préférable sur un projet financé par l’USAID.
• Antécédents dans l’élaboration de gros budgets.
• Connaissance et conformité aux réglementations fédérales sur les acquisitions, aux réglementations sur les acquisitions de l’USAID, 22 CFR 22 et divers types de subventions (ADS 303).
• Expérience de travail avec des organisations locales et des partenaires d’exécution.
• Aptitude avérée à travailler en étroite collaboration avec le personnel technique pour développer des demandes de sous-traitance et de subvention.
• Excellentes compétences en Microsoft Office, en particulier Excel avancé.
• Excellentes compétences en communication en anglais et maîtrise du français
• Connaissance du domaine de la finance inclusive, de la finance mixte et de l’investissement d’impact, un atout.
Intéressé(e) ?

Postulez au plus tard le 24/06/2022 avant 13H00, en adressant votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae en anglais

N.B : Les applications ainsi que les interviews se feront en anglais.
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Summary of the position and roles
Sahel CATALYZE Finance for Resilience (F4R), implemented by Palladium in Burkina Faso and Niger, is an activity that is part of a larger USAID program called CATALYZE Finance for Resilience.

F4R is a mechanism for supporting various types of USAID partners to help deploy blended finance solutions across multiple sectors in multiple focus countries. In line with the F4R vision, the four (4) year, US$ 6.9 million F4R activity aims to connect financing and investment structures to businesses of all sizes (Micro, Small, Medium and Large) in the Agricultural sector in Niger. It relies mainly on a “Blended Finance” approach (of public and private funds) and is based on the principle of Pay for Results (P4R) using performance incentive tools such as results-based contracts and performance grants to increase the mobilization of private funds and new investments in the agricultural sector. The ultimate goal is to help sustain growth, reduce poverty, and promote job creation in the intervention zones (Maradi, Tillabery, and Zinder of Niger).

The Grants and Procurement Manager, Niger will be responsible for managing all aspects of procurement of goods and services for the project from application to disposition. He/she will also support the Director of Finance and Administration in overseeing the grants program as part of the Sahel Platform activity. They will ensure that all grants and procurements are implemented in accordance with USAID and Palladium rules, regulations and procedures.
Primary Responsibilities
General
• Coordinate with appropriate personnel to ensure standardization of processes and compliance with Palladium policies and procedures, including the Subcontracting and Procurement Manager and the Grants Manager for CATALYZE F4R.
• Work with Palladium’s Contracts and Compliance (C&C) team through the CATALYZE F4R Grants Manager and Subcontracting and Procurement Manager to keep staff informed of any changes and/or updates to regulations.
• Actively participate in weekly meetings to assess compliance with award terms and conditions and assume leadership to ensure compliance deficiencies are corrected.
• Contribute to the financial forecasting of the project by closely monitoring subcontractor billing forecasts and projected grant expenses.
• Serve as a liaison between project staff and contract holders and grantees and refer any disputes or technical questions to the Director of Finance and Administration, CATALYZE F4R.
• Maintain audit-ready grant and contracting files and facilitate external audits as needed.
Procurement management
• Provide guidance and interpretation of USAID regulations to the team regarding procurement cycles.
• Accept and process requisition requests from CATALYZE F4R personnel for the procurement of goods and services.
• Work closely with CATALYZE F4R: the Sahel Platform Activity Management Unit to develop Requests for Proposals (RFPs) and Requests for Quotations (RFQs), as appropriate.
• Maintain a contact list of potential bidders and suppliers of commonly required goods and services.
• Coordinate with CATALYZE F4R team to publish solicitations as needed on websites and newspapers.
• Perform cost/price analysis of bidders’ cost proposals.
• Negotiate terms and conditions and draft subcontracts and purchase orders of varying complexity, including but not limited to commercial item subcontracts, consultant agreements, and master agreements (Indefinite Quantity Purchase Agreements).
• Prepare monitoring plans, conduct monitoring in collaboration with project and finance staff, and document results tracking, including performance, compliance with terms and conditions, and budget management.
• Track all project assets in the project registry, periodically assess the status and dispose of assets in accordance with USAID, regulations, and Palladium policies and procedures, with review and verification by the Director of Finance and Administration.
• Monitor business risks, including, but not limited to, tracking funding delays, subcontract performance, expired approvals, late payments and advances to subcontractors and suppliers.
Grants management
• Provide guidance and interpretation of USAID regulations,